Privacyverklaring

 

Stichting VastgoedCert (KvK 24357421), gevestigd aan de Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven, hierna: VastgoedCert, verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar website, certificerings-, registratie-, opleidings- en examendiensten. VastgoedCert respecteert de privacy van betrokkenen en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring informeert u over welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslag en welke rechten u heeft.

 

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op:
• bezoekers van de websites van VastgoedCert;
• gebruikers van accounts, leeromgevingen en examenomgevingen;
• kandidaten, certificaathouders en geregistreerden;
• personen die contact opnemen met VastgoedCert;
• gebruikers van het CRM-systeem en het bijbehorende extranet voor makelaars.

 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Websitegebruik
Bij het bezoeken van onze website verwerken wij:
• geanonimiseerd IP-adres;
• technische gegevens over uw bezoek (pagina’s, klikgedrag);
• gegevens die u invult in formulieren (zoals contact- of klachtenformulieren).
Voor het gebruik van cookies verwijzen wij naar onze cookie policy.

2.2 Accountgegevens
Wanneer u een account heeft bij VastgoedCert verwerken wij onder meer:
• naam, adres, woonplaats;
• geslacht;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• e-mailadres en telefoonnummers;
• werkgever (optioneel);
• registratienummer(s);
• lidnummer brancheorganisatie;
• inloggegevens;
• profielfoto;
• IP-adres en loginactiviteiten;
• certificaat- en registratiegegevens;
• financiële en administratieve gegevens (zoals facturen en betaalgegevens).

2.3 Examens en examenomgeving
Indien u deelneemt aan examens verwerken wij:
• examenboekingen, resultaten en beoordelingen;
• praktijkopdrachten en examendossiers;
• meldingen van onregelmatigheden;
• camerabeelden (bij mondelinge examens en thuisexamens);
• IP-adres en logingegevens.

2.4 Opleidingen en educatie
Wij verwerken opleidings- en educatiegegevens zoals:
• gevolgde cursussen;
• aanwezigheid;
• behaalde punten en resultaten;
• gegevens die nodig zijn voor educatieverplichtingen en cursusregistratie (bijv. BijZijn).

2.5 Overige contactmomenten
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens wanneer u:
• e-mailt of belt met VastgoedCert;
• gebruikmaakt van chatfuncties;
• enquêtes invult;
• een zaalreservering maakt;
• een klacht of bezwaar indient.

2.6 CRM-systeem en Extranet voor makelaars
VastgoedCert maakt gebruik van een CRM-systeem met een beveiligd extranet dat wordt gebruikt door aangesloten makelaars en andere zakelijke gebruikers. In dit kader verwerken wij onder meer:
• naam en zakelijke contactgegevens;
• registratienummers en accountgegevens;
• inlog- en gebruiksgegevens;
• communicatie via het extranet (waaronder chatberichten);
• gegevens die gebruikers zelf invoeren of uploaden.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van dienstverlening, communicatie, certificering, registratie en beheer van zakelijke relaties.

 

3. Doeleinden van de verwerking
VastgoedCert verwerkt persoonsgegevens onder meer voor:
• uitvoering van overeenkomsten;
• certificering, registratie en examinering;
• administratie en facturatie;
• communicatie en klantenservice;
• verbetering van website, diensten en examens;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• fraude- en misbruikpreventie;
• informatieverstrekking aan opdrachtgevers, brancheorganisaties of opleiders (binnen afgesproken kaders); het faciliteren van het gebruik van het CRM-systeem en het extranet door makelaars en andere zakelijke gebruikers.

 

4. Rechtsgrondslag
De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op:
• uw toestemming;
• de uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigde belangen van VastgoedCert.

 

5. Bewaartermijnen
VastgoedCert bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Indicatief hanteren wij:
• accountgegevens: zolang het account actief is en maximaal enkele jaren daarna;
• examen- en certificeringsgegevens: conform wettelijke en sectorale verplichtingen;
• financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
• camerabeelden examens: beperkt en tijdelijk.
U kunt contact opnemen voor specifieke bewaartermijnen per gegevenscategorie.

 

6. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:
• IT- en softwareleveranciers;
• examenbureaus, opleiders en certificerende instellingen;
• brancheorganisaties.
Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet gedeeld voor eigen doeleinden van derden.

 

7. Doorgifte buiten de EU
In sommige gevallen worden persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals Europese modelcontracten (SCC’s) en aanvullende beveiligingsmaatregelen.

 

8. Geautomatiseerde besluitvorming
VastgoedCert maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling.

 

9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

 

10. Uw rechten
U heeft onder meer recht op:
• inzage, correctie en verwijdering;
• bezwaar en beperking;
• gegevensoverdraagbaarheid;
• intrekking van toestemming.
U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen via de contactgegevens hieronder.

 

11. Toezichthouder
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

12. Contact
E-mail: info@vastgoedcert.nl
Telefoon: +31 (0)10 212 07 80
Adres: Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven